Digitale Archivierung

Der Gang in den dunklen Aktenkeller entfällt

31. Januar 2018

Werkstatt Bewatt für psychisch kranke Menschen bietet Unternehmen jetzt digitale Archivierung als Service an

Wer in der Werkstatt Bewatt die Abteilung digitale Archivierung besuchen möchte, bekommt an der Pforte gleich den Hinweis zu hören: „Da kann ich Sie nur hin, nicht hinein begleiten." Die Arbeitsstätte von zehn Beschäftigen ist von den restlichen Räumen durch eine Stahltür abgetrennt und per Code gesichert. Datenschutz.

„Wir legen hier großen Wert auf die Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit des Teams", sagt Gruppenleiter Holger Waldschläger. Die erfassten Daten liegen auf einem gesonderten Server.

Mitte 2016 hat die Werkstatt für Menschen mit einer psychischen Behinderung den Arbeitsbereich neu eingerichtet, Decken abgehängt, um aus einer Industriehalle ein Büro zu machen, hat Scanner und PCs angeschafft. Bis Größe DIN A3 lassen sich Dokumente dort erfassen – und digital durchsuchbar und recherchierbar machen. Neben dem Wegfallen riesiger Papierarchive ist das der größte Vorteil für den Kunden. Mit ein paar Klicks lassen sich Schlagworte finden, das digitale Inhaltsverzeichnis, das die Beschäftigten anlegen, erleichtert die Orientierung im Dokument. „Niemand muss dann mehr in den Keller herabsteigen“, sagt Waldschläger.

Angefangen haben er und sein Team mit eigenen Akten aus der Bewatt, dann bekamen sie Aufträge aus der Bauabteilung der Diakonie Ruhr. 7 bis 8 Euro kostet die Digitalisierung eines dicken Aktenordners – auf dem Markt ein äußerst konkurrenzfähiger Preis. Die Ordner müssen geöffnet und entklammert werden, Papiere aus Folien geholt, gescannt, zurückgeheftet und kontrolliert werden.

Für die Zukunft setzt die Bewatt auf Aufträge aus Industrie und Verwaltung. Kontakt: 0234/32497-20

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